Tre typer online bookingkalendere: Hvilken skal jeg vælge?
Det første valg, du skal træffe, når du opretter din nye SuperSaaS bookingkalender er, hvilken type online tilmeldingssystem du vælger på siden Ny tidsplan.
SuperSaaS tilbyder tre typer tilmeldingssystemer, der passer til forskellige formål, situationer eller virksomheder.
- Kapacitetskalender (hold, grupper og events)
- Ressource kalender (personlige aftaler og reservationer)
- Service kalender (en overbygning til ressourcekalendere)
På nogle måder overlapper kalendertyperne hinanden i, hvad de kan gøre, og for nogle scenarier vil mere end én kalendertype kunne fungere. Du får den bedste oplevelse, hvis du ved, hvilken kalendertype, der er passende for din situation.
Brug en Kapacitetskalender til: Hold, grupper og events
For at afgøre, om en kapacitetskalender fungerer for din situation, kan du stille dig selv følgende spørgsmål.
Hvor mange personer skal kunne tilmelde sig dit arrangement?
Hvis svaret er mere end én, er det sandsynligt, at en kapacitetskalender vil være mest passende.
Kapacitetskalenderens store fordel er, at du kan indstille en maksimal kapacitet for hver begivenhed. For at oprette en begivenhed i kapacitetskalenderen skal du blot oprette et tidsrum, der kan bookes, og angive et maksimalt antal pladser, der kan bookes for en bestemt dag eller et bestemt tidspunkt.
- Studerende, der tilmelder sig et kursus
- Deltagere, der tilmelder sig en konference eller workshop
- At bestille en tid hos en konsulent (kun én bruger ad gangen)
- En spa med flere terapeuter (klienter booker samtidige aftaler, men ikke hos den samme terapeut)
- En bådudlejningsservice med flere både (folk vil ønske at leje på forskellige tidspunkter)
En Ressourcekalender kan bruges i de fleste tilfælde
I en ressourcekalender kan ressourcen eller ressourcerne bookes én gang for et bestemt tidsrum. Tilmeldingssystemet viser ressourcens tilgængelighed, og brugeren vælger en ledig plads.
Ressourcekalenderen skal indeholde alle de knappe ressourcer, der er involveret i bookingprocessen. For eksempel kan knappe ressourcer være terapeuter, rum, både, billardborde osv. Hvis du opretter en kalender, der giver folk mulighed for at planlægge en aftale med kun dig, så ville du være den knappe ressource.
Medtag ikke ressourcer, der ikke er begrænsede eller let vil være tilgængelige for hver booking. Hvis en aftale eksempelvis kræver et mødelokale, men der altid er et mødelokale tilgængeligt, er der ingen mening i at inkludere mødelokalet.
En ressourcekalender vil fungere i de fleste scenarier, selvom en serviceorienteret proces nogle gange vil passe bedre, som forklaret i afsnittet nedenfor.
The Service kalender har et par unikke funktioner
En service kalender bruges i serviceorienterede processer til at tilbyde tjenester, der kan kræve en eller flere ressourcer. I denne opsætning vælger brugeren først en service, såsom en: Lektion, ridetur eller klipning.
Tilmeldingssystemet viser derefter tilgængelige tidsrum, hvor de nødvendige ressourcer (eksempelvis specifikke lærere, rideinstruktører eller frisører) er tilgængelige til at levere den pågældende service.
Den vigtigste forskel mellem en service kalender og en ressourcekalender ligger i bookingprocessen. En service kalender kan tage højde for tilgængeligheden af ressourcer på tværs af flere ressourcekalendere. Hvis en service afhænger af flere ressourcer, kontrollerer tilmeldingssystemet, hvornår alle nødvendige objekter og/eller personer er tilgængelige samtidigt, hvilket sikrer, at kunden kan booke et gyldigt tidsrum.
Samtidig kan en service kalender også bruges effektivt i situationer, hvor kun én ressource er involveret. Du kan vælge en service kalender på grund af dens brugervenlige grænseflade, hvor kunden først vælger en service fra en tydelig liste over tjenester (og der vises valgfrit beskrivelser), i stedet for at vælge fra en rullegardinmenu senere, som i en ressourcekalender.
En anden forskel er, hvordan tid defineres. Tjenester i en service kalender har faste varigheder og understøtter ikke gentagne bookinger. I modsætning hertil giver en ressourcekalender brugerne mulighed for at oprette aftaler af enhver længde og opsætte tilbagevendende bookinger.
For at oprette en service, der bruger flere ressourcer, skal du først definere disse ressourcer. Det gør du ved først at oprette forskellige ressourcekalendere.
- Der kræves flere ressourcer til én booking. For eksempel kræver en booking af en behandling, at både et rum og en terapeut er tilgængelige.
- Forskellige tjenester kræver forskellige ressourcer. For eksempel kan en bestemt behandling kun udføres af én specifik læge.
- En tjeneste kræver, at en anden ressource er optaget. For eksempel kræver en tjeneste til ældrehjælp, at en frivillig først udfylder en plads for at hjælpe.
Kombination af flere kalendertyper
Hvis din service kalender er knyttet til flere ressourcekalendere, kan du kombinere de forskellige kalendere for at løse mere komplekse bookingbehov.
For at oprette ovenstående scenarie er det ikke nødvendigt, at Terapeut 1 og Terapeut 2 deler den samme ressourcekalender. Du kan kombinere eller linke de separate kalendere til den specifikke behandling, hvilket gør det muligt for hver terapeut at synkronisere sin egen tilgængelighed ved eksempelvis at bruge Google Kalender. For mere avancerede opsætninger, se kapitlet om kombiner kalendere.
Hvilken type tilmeldingssystem passer bedst til dine behov?
Du er ekspert i bookingsystemer.
Når jeg opretter en nyt kalender i SuperSaaS, skal jeg vælge mellem tre forskellige typer kalendere.
Hjælp mig venligst med at beslutte, hvilken kalendertype jeg skal vælge.
Jeg vil gerne lade mine kunder eller brugere booke eller tilmelde sig en aftale ...
(beskriv dit behov)
Da du kan oprette og slette så mange kalender, som du vil, er der ingen skade i at afprøve flere typer kalendere og slette de kalendere, du ikke bruger. Alt undtagen kalenderens type kan ændres bagefter. Du kan prøve et eksempel på hver kalendertype i demo sektionen. Du kan måske også finde stor glæde i vores sektion for vejledninger.
| Anvendelse | kalendertype |
|---|---|
| Studerende tilmelder sig undervisning | Kapacitet |
| Deltagere tilmelder sig et arrangement | Kapacitet |
| Medarbejdere der booker mødelokaler | Ressource |
| Brugere der vælger længden af aftaler | Ressource |
| Viser ledige tider for din bed & breakfast | Ressource |
| Booking af både en projektor og et lokale | Service |
| Matchning af en booking med en anden | Service |
| Kombination og sammenkædning af flere kalendertyper | Service |
Avancerede tips
SuperSaaS tilmeldingssystemet tilbyder stor fleksibilitet, når det kommer til at konfigurere din reservationsproces. Her er fire tips til at konfigurere dit bookingsystem til specifikke krav.
Begrænset booking
På en ressource og en service kalender er hele tilmeldingssystemet tilgængelig for bookinger, medmindre du blokerer en plads. På en kapacitetskalender er det omvendt: Brugere kan kun booke, hvor du har oprettet en ledig plads. Hvis du vil have folk til at vælge mellem blot et par tilgængelige datoer, kan du i stedet bruge en kapacitetskalender med en maksimal kapacitet på 1 pr. plads. Dette kan være nemmere end at blokere alle utilgængelige datoer, hvilket du ville gøre i en ressource eller service kalender.
Separat service kalender
Du kan oprette en service kalender, der ikke er bundet til nogen specifik ressource. Uden ressourcebegrænsninger er det teknisk muligt at planlægge et ubegrænset antal aftaler på samme tid, selvom dette sjældent er praktisk muligt. Af denne grund kan service kalenderen indstilles til at forhindre overlappende aftaler, og den fungerer i bund og grund som en ressourcekalender for kun én ressource. Dette er en praktisk mulighed, hvis du kun har én ressource og foretrækker at bruge service kalenderen, for eksempel på grund af dens bekvemmelighed.
Samlede ressourcer, præsenteret som en enkelt enhed
En service kalender kan bruges til at præsentere en gruppe ressourcer som en enkelt enhed. Dette er nyttigt for eksempel, hvis du har 20 identiske udstyrsstykker til leje, og du ikke ønsker, at kunden skal vælge en bestemt genstand. Du har mulighed for at uddele udstyr tilfældigt eller uddele det første tilgængelige. Du kan finde en detaljeret forklaring på siden om kombination af kalendere.
Enkelt ressource, præsenteret som flere enheder
Alternativt kan to eller flere service kalendere bruges til at repræsentere en enkelt ressource som forskellige enheder. Et eksempel er, hvor én kalender vises til medlemmer af en klub, og en anden kalender til kunder, der kommer udefra. Medlemmer kan få lov til at booke til en lavere pris eller længere i forvejen end almindelige kunder. Et andet eksempel ville være en konsulent, der arbejder for forskellige kunder på tværs af flere lokationer. De kan give hver lokation en kalender, der er skræddersyet til den pågældende kunde, samtidig med at de sikrer, at de ikke bliver dobbeltbooket.
Hvad skal du gøre nu?: Teste den kalender, som du har lavet